上海市教育委员会

沪教委办〔2005〕56号

上海市教育委员会关于加强民办高等学校档案管理工作的意见

各有关高校：

随着科教兴国战略的实施，本市已相继成立了20所民办高校。民办高校是社会主义教育事业的组成部分，国家对民办教育实行积极鼓励、大力支持、正确引导、依法管理的方针。民办高校的档案记载着民办高校发展的历史，是其它任何材料都不能替代的。为了进一步加强民办高校档案的科学管理，坚持以人为本和全面、协调、可持续的科学发展观，适应高等教育改革和发展的需要，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》，按照“依法治档、科学管档、强化服务、发挥效益”的工作思路，结合民办高校档案工作的实际情况和特点，现对加强民办高校档案管理工作提出如下意见：

一、加强领导,增强意识

民办高校的档案是民办高校发展的缩影，是民办高校的宝贵财富。档案工作是民办高校依法治校的基础性工作，是民办高校管理的重要组成部分。充分有效利用档案信息，不仅可以提高工作效率，还具有治学、育人、存史和凭证等作用。民办高校领导要充分认识新时期档案工作的重要性，要做好对档案工作的宣传，特别是档案法规的宣传，让学校领导和教师了解档案工作的内容和意义，进一步增强做好档案工作的责任感、紧迫感。民办高校领导要本着对历史负责，对学校负责，替未来着想的宗旨，切实加强对档案工作的领导，把档案工作列入学校整体工作之中，纳入学校年度工作计划和发展规划，做到有计划、有布置、有检查、有总结。切实解决档案工作必需的人、财、物问题，加强对档案工作的依法监督，使学校档案工作与学校教育改革工作同步发展。

二、建章立制，规范管理

建章立制，是档案规范化管理的第一步。民办高校档案工作要围绕收集、管理、利用3个基本环节，进行档案工作的制度建设。在档案收集中，应建立档案工作人员岗位责任制度、归档制度、立卷归档流程制度等。在档案管理中，应建立库房管理制度、档案统计制度等。在档案利用中，应建立档案借阅制度、档案保密制度等。民办高校既要建立健全档案工作各项管理制度，又要严格执行档案工作制度，使档案管理规范化、标准化、制度化。

三、创新机制,做好服务

档案工作的根本目的是利用，民办高校要紧紧抓住“利用”这一环节，围绕本单位的中心工作，创新服务机制，积极进行档案利用工作的探索。档案室工作人员要熟悉档案库藏情况，编制各门类案卷目录。要结合学校的中心工作，通过校局域网建设，进行档案计算机管理的探索和运用，加快档案管理的数字化、信息化和网络化建设，主动提供档案信息资源，为学校领导科学决策服务，为全校师生服务，为社会各界和人民群众服务，并不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。

四、加强联系，校际结对

档案工作具有一定的专业性，档案操作具有很强的直观性。加强校际间的联系和互助，是提高民办高校档案管理水平的有效途径。经协商，本市19所高校与20所民办高校进行校际结对：复旦大学与复旦大学太平洋金融学院、复旦大学上海视觉艺术学院；上海交通大学与上海杉达学院；同济大学与上海济光职业技术学院；华东师范大学与上海电影艺术职业学院；华东理工大学与上海新侨职业技术学院；上海外国语大学与上海外国语大学贤达学院；东华大学与上海东海职业技术学院；上海财经大学与上海东方文化职业学院；上海理工大学与上海工商外国语职业学院；上海海事大学与上海中侨职业技术学院；上海体育学院与上海建桥职业技术学院；华东政法学院与上海立达职业技术学院；上海中医药大学与上海托普信息技术职业学院；上海大学与上海邦德职业技术学院；上海第二医科大学与上海思博职业技术学院；上海师范大学与上海师范大学天华学院；上海市对外贸易学院与上海中华职业技术学院；上海工程技术大学与上海民远职业技术学院；上海市应用技术大学与上海欧华职业技术学院。民办高校要主动向结对高校求教，学习。结对高校档案部门应定期互访，每年至少开展两次以上学习交流活动，通过学习与交流，达到共同提高、共同发展的目的。

上 海 市 教 育 委 员 会

二○○五年六月二十七日

主题词：院校 档案 管理 意见

抄送：部分相关高校。

上海市教育委员会办公室 2005年6月29日印发

（共印70份）